En el siglo XXI, lo digital es la norma, no la excepción. Los juegos, los vehículos de conducción autónoma, el internet de los objetos que alguna vez fueron novedades se están volviendo más populares. En este sentido, se espera que las interfaces sean intuitivas y fáciles de usar, sin importar la plataforma o industria.
Pero, ¿cómo interpretarlo cuando se trata de recursos humanos? Las organizaciones se están dando cuenta que tienen que aplicar la tecnología a la gestión de personal. Las empresas necesitan modernizarse, y están estudiando cómo pueden combinar de mejor manera el software, la experiencia del empleado y la estrategia organizacional.
Pero cuando las empresas son grandes y abarcan muchos países, la adopción de nuevas tecnologías puede ser complicada. A largo plazo, sin embargo, la adopción de mejores tecnologías puede en última instancia ayudar a la empresa a ser más eficiente y a mejorar el manejo de datos.
Considérese este caso: una organización transnacional con cerca de 130.000 empleados y múltiples líneas de negocios decidió implantar un nuevo sistema de información de recursos humanos (HRIS, por sus siglas en inglés) a través de los más de 100 países donde operaba. Un factor clave en esta decisión fue la capacidad de tener una amplia visión del talento que había en la empresa.
Teniendo en cuenta cuán grande era la compañía, estos 130.000 empleados tenían 50.000 cargos diferentes. Ningún análisis de datos tendría sentido sin una reorganización. Por lo tanto, la organización rediseñó su arquitectura y biblioteca de puestos de trabajo con un ojo puesto en el nuevo esquema.
La compañía construyó una biblioteca de cerca de 800 puestos de trabajo para su nuevo sistema de información de recursos humanos que ayuda a la organización a alcanzar sus objetivos de búsqueda de personal calificado. Obviamente, no hay empresas que sean exactamente iguales, y las razones para cambiar sus prácticas o tecnologías de recursos humanos variarán. En la mayoría de los casos, hay varios catalizadores de este cambio.
Se ha descubierto que el motivador predominante para el cambio al sistema HRIS era el deseo por un sistema único de registro para todos los datos a nivel mundial. A menudo las empresas agregan nuevas aplicaciones que no están integradas, o tienen varios sistemas HRIS implementados, algo común que ocurre después de fusiones o adquisiciones corporativas.
Diferentes sistemas en una organización pueden crear islas de datos, las cuales pueden generar información de los empleados existente en diferentes lugares. Esto dificulta el análisis y la creación de reportes precisos.
La obsolescencia de las aplicaciones fue otro motivador. Los sistemas locales o heredados, a menudo muy personalizados, ya no pueden satisfacer las necesidades actuales. Con altos costos de mantenimiento y, a menudo, pocas características actualizadas, estos sistemas son los principales objetivos para el reemplazo. En un momento en el cual una mejora en la forma en la que el usuario experimenta la aplicación es vista como crítica, las interfaces poco intuitivas en estos sistemas obsoletos aceleraron aún más su reemplazo.
Cualquiera que sea el principal motivador para implantar un nuevo sistema HRIS, la claridad del propósito es un requisito. La tecnología en sí misma nunca es la respuesta, pero puede ser un catalizador para el cambio.
Valeria Bohorquez, Directora de Carrera de Mercer en Argentina, Uruguay y Paraguay.